El Módulo Integral de Auditoria fue creado para automatizar el proceso de auditoria de los Órganos Internos de Control y en General de las áreas de Auditoria de la Administración Pública.
Este sistema se diseñó y desarrolló con base en la experiencia de profesionales con amplio conocimiento de los procesos de auditoria en la Administración Pública y en Sistemas de Información.
OBJETIVO:
El objetivo del MIA es proveer a los Órganos Internos de control y a las áreas de auditoria de la Administración Pública una herramienta amigable, de fácil uso e implantación para la Planeación, Ejecución, Reporte y Seguimiento de sus revisiones y auditorias, simplificándoles la creación de documentos, la estandarización de los mismos y principalmente el control del proceso de Auditoria.
VENTAJAS:
- Fácil de usar: debido a su diseño, la navegación a través de sus pantallas y menús hace más simple el trabajo con el sistema ya que está organizado en bloques de acuerdo al proceso de auditoria.
- Implementación rápida y efectiva: al adquirir el MIA se obtiene un producto (sistema) y una serie de servicios de apoyo. (para la instalación, personalización inicial de reportes y documentos así como en la puesta a punto del mismo)
- Estandarización: con el uso del sistema MIA se lograrán estandarizar los documentos y reportes generados durante las auditorias y principalmente el flujo del proceso de auditoria.
- Mayor Control sobre el proceso de auditoria: gracias al módulo de Supervisión del MIA se puede conocer de manera expedita y exacta la situación en línea de cada auditoria.
- Eficiencia: al facilitar y agilizar la creación de documentos, reportes y el control de las auditorias, los auditores y funcionarios tendrán más tiempo para profundizar en el análisis de datos y mejorar sus revisiones para obtener resultados que agreguen valor a la función de la Institución.
Adicionalmente, se evitará duplicar la captura de información gracias a sus módulos de transferencia al “Sistema de Información Periódica” de la Secretaría de la Función Pública, toda vez que actualmente se crean los documentos y reportes a través de paquetes de software y posteriormente, a contra-reloj se pasa la información contenida en éstos al referido sistema recapturándola o copiándola, existiendo el riesgo de que se cometan errores, incurrir en incumplimientos y utilizando prácticamente a todos los recursos del área durante los períodos de cierre.
- Seguridad: el MIA maneja tres diferentes niveles de acceso a la información, asegurando que las personas solo puedan ver y modificar la información de las auditorias en las que están asignados o de las que son responsables
Garantiza la integridad de la información, toda vez que los datos capturados en las diferentes etapas del flujo del proceso de auditoria son utilizados para generar otros documentos de etapas posteriores, facilitando la creación dichos documentos y evitando que exista incongruencia entre los mismos.
Al estar la información centralizada, es mucho más fácil y efectivo protegerla, evitando perdidas. Además, en todo momento se puede disponer de la información de cualquier auditoria, obviamente lo podrá hacer la persona con los permisos y privilegios otorgados para tales fines.
FUNCIONALIDAD DEL MIA:
Plan Anual de Trabajo (P.A.T): Permite crear y actualizar el Plan Anual de trabajo, asignar recursos humanos y actualizar la situación de cada auditoria en el momento que se conozca si se reprograma, cancela o se concluye.
Auditorias – Etapa de Planeación:
Permite crear los siguientes documentos:
- Orden de Auditoria.
- Actas de Inicio.
- Carta Planeación.
- Evaluación del Control Interno.
- Marco Conceptual. (utilizando Guías de Auditoria predefinidas y autorizadas)
- Carta actuación.
- Portadas y el Índice de legajos.
- Catálogo de las Marcas de auditoria.
Auditorias – Etapa de Ejecución:
En el módulo de Ejecución de auditorias es posible:
- Crear y darle seguimiento a los requerimientos de información.
- Desarrollar el Marco Conceptual, en el que se dará seguimiento a los procedimientos definidos desde la elaboración del Marco Conceptual en la etapa de Planeación, permitiendo almacenar los archivos de trabajo para que sean concentrados, revisados y corregidos por los niveles superiores.
- Crear, si es necesario las cédulas de observación requeridas.
Auditorias – Etapa de Supervisión:
En el módulo de supervisión es posible conocer el avance en línea de las auditorias y efectuar la supervisión de los trabajos realizados para aprobarlos y bloquearlos para que queden como definitivos.
Auditorias – Informes:
En este módulo se generarán los informes “Ejecutivo” y “Largo” con base en la información capturada en las etapas anteriores de la auditoria. Se crea un archivo de Word denominado
Borrador para que pueda ser enriquecido con formatos especiales y cuando se vuelve definitivo quedará bloqueado para que sólo sea consultado.
Guías de Auditoria:
Las guías de auditoria establecen los objetivos y procedimientos mínimos a revisar en las auditorias. En este módulo se podrán crear, consultar e imprimir las guías a utilizar por cada una de las áreas de auditoria. Para que una guía pueda ser utilizada en la elaboración de los Marcos Conceptuales, deberá ser revisada y autorizada previamente por el responsable del área.
Reportes Ejecutivos:
Existen tres reportes ejecutivos que permiten conocer la situación general de las auditorias, los cuales son los siguientes:
a) Avance trimestral: muestra las auditorias del trimestre y en que situación están.
b) Reporte Ejecutivo Auditoria: muestra toda la información relacionada con una auditoria específica.
c) Avance de captura MIA: en este reporte se muestra el avance de cualquier auditoria, respecto a la captura de información dentro del sistema MIA.
Seguimiento:
El módulo de seguimiento permite crear la orden de auditoria, las actas de inicio y las cédulas de seguimiento para las auditorias de clave 500 (seguimiento a medidas correctivas y preventivas) y facilitar el control de las observaciones pendientes de atención, ya sean provenientes del OIC o de otras instancias fiscalizadoras.
Administración de Catálogos:
El MIA trabaja con diversos catálogos agrupados en: Datos del OIC, Datos para las auditorias y Datos de la Institución, lo cual permite personalizar y actualizar rápida y fácilmente los documentos y la operación del sistema. El acceso a este módulo está restringido exclusivamente al administrador del Sistema designado por el cliente.
Administración del Sistema:
En este módulo, el administrador del sistema podrá bloquear el sistema para efectuar la transferencia de información del MIA al “Sistema de Información Periódica” (SIP) así como respaldar la información.
Herramientas del Sistema:
Aquí el usuario podrá cambiar su contraseña (password) de acceso al sistema y en caso de tener que viajar para realizar una auditoria fuera de las oficinas de la Institución, podrá utilizar la opción de “Crear Módulo Viajero” (MV) para que en una computadora portátil pueda trabajar con los datos de una auditoria específica.
Ayuda del Sistema:
Con esta opción es posible ver y consultar el manual de ayuda para el usuario.
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